La Administración General del Estado ahorrará 5,5 millones de euros anuales con la Facturae

A partir del 15 de enero del próximo año, la Administración General del Estado podría ahorrar unos 5,5 millones de euros anuales debido a la implantación de la factura electrónica. Según los cálculos del Plan Avanza, cada documento costará 3,48 euros menos de lo que supone el proceso en papel. De estos, 2,78 euros corresponden a la entidad receptora, la más beneficiada, y 70 céntimos al emisor.

Además, la sustitución de las facturas tradicionales por las electrónicas reducirá el tiempo destinado a este procedimiento en, aproximadamente, un 80%. Y es que, mientras que para realizar una factura manualmente se necesitan unos 17 minutos, para hacerlo en formato electrónico apenas se requieren 3. Esto se debe a que la facturación electrónica permite automatizar casi por completo la mayor parte de las tareas y minimizar el margen de error del proceso tradicional.

En 2013, los proveedores de la Administración General del Estado tramitaron en torno a 2 millones de facturas. A partir del 15 de enero de 2015, será obligatorio que estas se presenten electrónicamente en el formato Facturae 3.2. El objetivo, además del ahorro económico, es reducir los tiempos de pago, mejorar el control fiscal, facilitar el procedimiento y permitir que los proveedores puedan consultar el estado real en que se encuentran sus facturas.

Aunque la ley 25/2013 no establece la obligatoriedad de la Facturae hasta dentro de 4 meses, algunas autonomías han adelantado este plazo. Es el caso de La Rioja y la Generalitat Valenciana, donde se implantó el pasado 1 de julio. En el ámbito autonómico, el Gobierno valenciano prevé ahorrar unos 500.000 euros en esta fase inicial.

Mientras tanto, otras administraciones locales y autonómicas españolas ya están preparándose tecnológicamente. De hecho, algunas de ellas cuentan con plataformas de facturación electrónica operativas desde hace tiempo. Entre ellas, la Región de Murcia o Castilla-La Mancha.

El Servicio Murciano de Salud, preparado para recibir facturas electrónicas

Los Servicios Centrales de Salud del sistema público español deben gestionar un elevado volumen de recursos para garantizar la atención a los ciudadanos. En algunos casos esta organización resulta especialmente compleja debido, sobre todo, a las grandes dimensiones del servicio. Un problema que encuentra su solución en las tecnologías de la información.

Con la implantación de la tecnología EDI (Electronic Data interchange), los servicios de salud pública  pueden intercambiar con sus proveedores de forma segura, directa y sin errores, los documentos comerciales como los pedidos, albaranes o facturas, que influyen en la automatización de la cadena de abastecimiento, y por lo tanto, afectan de forma positiva en la calidad del servicio que se presta al ciudadano.

Esta tecnología tiene ahora mayor relevancia, con la entrada en vigor el 15 de enero de 2015, de la ley 25/2013, que obliga a todos los servicios de salud a habilitar sistemas que permitan la recepción, y procesamiento en formato electrónico de todas las facturas recibidas por sus proveedores.

El Servicio Murciano de Salud, afectado por esta Ley, se ha adelantado en los tiempos indicados por la ley, y ha puesto en marcha su plataforma para la recepción y gestión de las facturas electrónicas en formato facturae, depositando su confianza en la tecnología  y experiencia de EDICOM para la implantación de sistemas de facturación electrónica con la administración.

PLATAFORMA FACTURAE DEL SERVICIO MURCIANO DE SALUD

A través del portal sanitario de la Región de Murcia, el Servicio Murciano de Salud pone a disposición de sus proveedores una plataforma para la tramitación de las facturas por medios electrónicos, cumpliendo con los criterios de la Ley 25/2013, como son la recepción de las facturas en formato facturae 3.2, y la creación de un punto general de entrada de facturas, para la recepción y registro de los documentos.

La plataforma habilita dos sistemas de conectividad para los proveedores, mediante el acceso y gestión manual de los documentos a través de un portal web, o automática a través de los servicios de integración que ofrece el Hub de Comunicaciones de EDICOM.

En la actualidad, la plataforma ya se encuentra operativa, y se están desarrollando las tareas de conectividad del parque de proveedores del organismo público murciano, con su punto general de entrada de facturas, por lo que es más que previsible que todos estén preparados antes de la fecha límite, marcada en el 15 de enero de 2015.

La Rioja implanta la factura electrónica

La Rioja ha implantado ya la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre la Administración y sus proveedores. El pasado 1 de julio, la medida se puso en macha con carácter obligatorio, aunque ya había entrado en vigor de forma voluntario desde principios de año. Esta apuesta tecnológica y de modernización forma parte de la Estrategia Digital para una Administración Electrónica, emprendida por el Gobierno riojano.
Hasta el momento, solo dos comunidades autónomas –La Rioja y la Comunitat Valenciana– han implantado la factura electrónica obligatoria en las relaciones con sus proveedores. Se han adelantado así al plazo marcado por la legislación estatal, que fija el 15 de enero de 2015 como la fecha límite para migrar a la Facturae.
Según el Gobierno de La Rioja, este nuevo sistema afectará en la comunidad a más de 70.000 facturas al año, que reducirán los tiempos de cobro. Y es que con la factura electrónica, la Administración mejorará el control del gasto público y del déficit, de modo que sea posible optimizar la tesorería y agilizar el pago a proveedores. Además, se prevé que las cargas administrativas disminuyan debido a la automatización del proceso.
Una de las principales novedades de este sistema, es que los proveedores podrán hacer un seguimiento de todas sus facturas. Bastará con una simple consulta para saber si la factura ha sido recibida, aprobada, pagada, etc. Las empresas y particulares se beneficiarán también de un envío más sencillo y de un importante ahorro económico derivado de los costes en papel, ensobrado y timbrado.

La implantación de la Facturae en España:
Aunque hasta el momento solo La Rioja y la Comunitat Valenciana han migrado a la factura electrónica, son muchas las comunidades que ya están preparadas tecnológicamente para dar este paso hacia la Administración sin papeles. Es el caso de Galicia, Cataluña, Castilla y León o Murcia. Otras, como Andalucía y Madrid, se encuentran todavía en fase de estudio y desarrollo para estar a punto antes del 15 de enero del próximo año.

El sector sanitario, protagonista de la migración a la Facturae

Antes del 15 de enero del próximo año, miles de proveedores de la Administración Pública española deberán emplear obligatoriamente la Facturae. La medida, que reducirá el gasto y los tiempos de pago, concierne a sociedades y personas jurídicas de todos los sectores productivos. No obstante, se prevé que el mayor número de migraciones al nuevo formato electrónico se produzca entre los proveedores de productos farmacéuticos y de servicios médicos.

Tal y como publicaba hace unos meses el diario Cinco Días, la principal partida del gasto público se destina a la sanidad en todas las comunidades autónomas, excepto Navarra, Madrid, Cataluña y Baleares, donde ocupa el segundo lugar. En el conjunto del estado, la inversión en esta área asciende a 58.537 millones de euros, lo que representa un 31,4 % del total del gasto efectuado por las autonomías. Estas cifras permiten hacerse una idea del elevado volumen de facturas que se emiten en un ámbito clave para la Administración Pública.

En la actualidad, el de la sanidad es un sector modernizado tecnológicamente debido, entre otras cosas, a la necesidad de optimizar una cadena de suministro, que está marcada por la heterogeneidad, tanto de los productos, como de los actores que formar parte de ella. La necesidad de transmitir datos a distribuidores, proveedores, fabricantes e, incluso, a la propia Administración ha incitado a estas compañías a emplear sistemas como el EDI. Por este motivo, la implantación de la Facturae no supondrá grandes esfuerzos en este tipo de proveedores, que ya cuentan en su mayoría con grandes plataformas de transferencia de datos electrónicos.

Dado el grado de desarrollo tecnológico de las empresas en el sector salud, el esfuerzo de migración de las compañías sanitarias se concentrará en el proceso de conectividad con las administraciones, y la adaptación de los documentos al formato facturae 3.2.

Es el punto de las comunicaciones el más complejo de resolver para las empresas, debido a que cada administración pública, y por lo tanto también servicio de salud, puede disponer de un punto de entrada propio para la recepción de las facturas. Es en este punto, donde es necesario contar con una herramienta de conectividad directa con cualquier administración pública como es el HUB de EDICOM.

En el lado contrario, encontramos a las administraciones públicas, que serán los receptores de las facturas electrónicas. El nivel de desarrollo tecnológico de estas es mucho mayor, por eso, en estos momentos aún son muchas las comunidades autónomas y organismos públicos que se encuentran volcadas de lleno en el proceso de desarrollo de los sistemas de gestión y puntos de entrada de las facturas electrónicas de acuerdo a la Ley 25/2013. Puede consultar en nuestra nuevo sitio web sobre factura con la administración pública española, cual es el estado de implantación de la facturae en las comunidades autónomas.

Factura electrónica en el sector salud

EDICOM es especialista en la puesta en marcha de soluciones de factura electrónica para el sector salud. Nuestra plataforma se encuentra adaptada al esquema Facturae requerido por el Gobierno español, así como a otros estándares utilizados en el comercio B2B para la factura electrónica en todo el mundo como EDIFACT.

Las grandes compañías del sector sanitario, ya se encuentran realizando el proceso de adaptación al nuevo formato de factura y preparando las comunicaciones con las administraciones públicas en sus plataformas EDI desarrolladas por EDICOM.

La experiencia de EDICOM, no se limita al ámbito del B2B, ya que también el sector público, recurre a nuestro conocimiento técnico para desarrollar robustas plataformas B2G que permitan conectar con los proveedores del sector sanitario público para realizar una gestión automática en modo electrónico de las relaciones comerciales.

Un buen ejemplo del expertise que atesora EDICOM en el sector de la sanidad y de las administraciones públicas es la plataforma EDI desarrollada para el Servicio Andaluz de Salud (S.A.S.).

Las autonomías y entidades locales pueden contar con su propio punto general de entrada de facturas electrónicas

Las administraciones públicas de ámbito estatal, autonómico y local, podrán disponer de su propio punto general de entrada de facturas electrónicas, con el objetivo de prestar mayor protección a los proveedores. Es decir, la Ley otorga la capacidades necesarias a cada organismo público para desarrollar sus propios sistemas de entrada y registro de facturas electrónicas, siempre que se ajusten al criterio técnico y funcional descrito en la Orden HAP/1074/2014, publicada el pasado 25 de junio en el Boletín Oficial del Estado.

Además, según establece el artículo 3, los proveedores tendrán dos posibilidades a la hora de presentar sus facturas electrónicas a través de los puntos generales de entrada: hacerlo individualmente con un portal web o mediante un sistema de comunicación por web services. La primera es una opción destinada a aquellas empresas que emiten un volumen de facturas muy bajo, ya que el proceso se realiza de forma manual. La segunda es una solución electrónica que aporta ventajas añadidas, ya que se integra con el sistema de gestión interno y automatiza todo el proceso: desde el envío, hasta el control y la trazabilidad de las facturas. En cualquier caso, las comunicaciones entre el sistema del proveedor y el servicio deberán estar firmadas por un certificado de un prestador autorizado.

En este sentido, EDICOM tiene capacidad para actuar tanto como proveedor tecnológico de factura electrónica, como autoridad de certificación, por lo que no será necesario que los clientes acudan a terceros.

Una vez que las facturas electrónicas se presenten en el punto general de entrada correspondiente, este las remitirá a la oficina contable para su anotación en el registro. De este modo, los proveedores podrán hacer un seguimiento de sus facturas. No obstante, para ello será obligatorio incluir en la factura unos campos adicionales determinados en el anexo de esta nueva orden y que permite identificar a los organismos destinatarios de las factura mediante un código de identificación.
Junto a estas medidas, la Orden HAP/1074/2014 hace referencia también a interoperabilidad de servicios con los sistemas de facturación de los proveedores (artículo 7) y establece las características del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, también conocido como FACe.
Conectividad directa con cualquier Administración
La implantación de la Facturae en las diferentes comunidades autónomas es una realidad. Comunidades como La Rioja, Galicia, la Comunitat Valenciana o Cataluña cuentan ya con su propio punto general de entrada de facturas electrónicas. Por este motivo, el equipo de EDICOM ha desarrollado una potente infraestructura que garantiza la conectividad con cualquier autonomía, entidad local, u organismo público, con garantía de conectividad y total integración con su sistema de gestión interno. Además, este HUB de administraciones públicas se actualiza permanentemente con los diferentes protocolos de comunicación fijados en cada uno de los puntos generales de entrada.