Análisis de la legislación actual

El 27 de diciembre de 2013 se aprobó en el Congreso la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (Ley 25/2013). Esta normativa regula la emisión de facturas en el formato nacional Facturae, que es obligatorio en las relaciones comerciales entre la Administración y sus proveedores desde el 15 de enero de 2015.

Los nuevos cambios obligan a las administraciones a mantener un registro contable de facturas en el que quedan anotados todos y cada uno de los estadios por los que pasa una factura. Para ello, previamente deben ofrecer a los proveedores de un punto que permite la recepción de las facturas bajo el estándar electrónico normado. Estos repositorios se denominan por la legislación como Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas o PGEFe.

El objetivo principal del sistema, es lograr un conocimiento más inmediato de la realidad económica en las administraciones, facilitar el seguimiento de la factura a los proveedores y reducir la morosidad.

A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.
A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.
A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.

¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas obligatoriamente?

La nueva reglamentación y sus obligaciones, afecta a todos los proveedores de la Administración Pública, que hayan entregado bienes o prestado servicios de cualquier índole con algún organismo público.

¿En qué formato deben enviarse las facturas?

Las facturas electrónicas que se remitan a las administraciones públicas deberán emplear el formato estructurado Facturae (XML) en su versión 3.2 y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

El 21 de marzo de 2014, la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información y de las Secretarías de Estado de Hacienda y de Presupuestos y Gastos, publicó una resolución donde se incluyen unas leves modificaciones sobre el esquema electrónico de Facturae 3.2, que las administraciones y los proveedores deberán tener en cuenta en un futuro próximo.

A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.
A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.

¿Dónde debo enviar las facturas?

Los proveedores de la Administración deben enviar las facturas electrónicas al PGEFe -Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas- que cada Administración Pública tiene habilitado y preparado técnicamente para facilitar la recepción de los ficheros (artículos 6 y 11 de la Ley 25/2013). La regulación ofrece a las Administraciones la posibilidad de desarrollar su propio repositorio o Punto General de Entrada, o adscribirse al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado conocido como FACe.

Una vez recibidas las facturas electrónicas en el PGEFe, estas se remitirán de forma automática al registro contable del departamento correspondiente para proceder a su tramitación y pago.

¿Cómo se realiza este proceso?

En la actualidad, existen soluciones que automatizan el proceso y reducen las cargas administrativas. El software de facturación electrónica de EDICOM extrae los datos del ERP o sistema contable, genera la factura adaptada al formato que indica la ley y aplica mecanismos de firma electrónica sobre el documento. Posteriormente, la solución detecta el código de la Administración a la que se dirige la factura electrónica y efectúa la conectividad a través del HUB de administraciones públicas de EDICOM. De este modo, la generación y envío de la factura se realiza de forma automática y con las máximas garantías de seguridad. Además, el archivo (original y firmado) queda almacenado electrónicamente durante, al menos, los 5 años que indica la legislación española.

A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.

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A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?

La factura electrónica se está imponiendo actualmente en la mayoría de las administraciones públicas del mundo. Y es que supone innumerables ventajas que van desde la reducción de costes hasta el aumento de la seguridad. La automatización de las gestiones disminuye las cargas administrativas y, por tanto, incrementa la productividad. Además, el descenso de los costes derivados del envío y el papel permiten un gran ahorro. De hecho, el Ejecutivo español calcula que los beneficios anuales podrían llegar a los 51 millones de euros.

Junto a estos aspectos, es necesario destacar también la reducción de los tiempos de cobro por parte de los proveedores. Todos los estados por los que pasa una factura electrónica quedarán anotados en el registro contable y el proveedor podrá tener acceso a dicha información. Además, la Ley Orgánica 9/2013 establece con carácter general un plazo máximo de 30 días para el pago de las facturas a los proveedores, no pudiendo superar en determinados supuestos los 60 días de pago máximos fijados por la normativa europea y su trasposición a nuestro Ordenamiento.

A partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica, con el esquema Facturae, será obligatoria en la Administración Pública española.

EDICOM es una multinacional española especializada en facturación electrónica e intercambio electrónico de datos (EDI) con sedes en 8 países de todo el mundo. Contamos con 20 años de experiencia en el sector y más de 14.000 clientes.

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